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Periskop 2001 / 01
Dipl.-Ing. Andreas Rabald
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Qualitätsmanagement in der QAD - Der Weg zur Zertifizierung


Dipl.-Ing. Andreas Rabald, Qualitätsmanagementbeauftragter der QAD / Dresden

 

Die Qualifizierungs- und Arbeitsförderungsgesellschaft Dresden mbH (QAD) besteht seit 1991. Die QAD ist eine Beschäftigungsgesellschaft, in der Arbeitslosen durch Fortbildung und Schulung, oftmals über Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen, die Möglichkeit gegeben wird, sich für eine neue Tätigkeit zu qualifizieren.

Durch eine ständige Entwicklung haben sich in der QAD fünf Bereiche herausgebildet, die wiederum in mehrere Sachgebiete gegliedert sind.

Bereich "Personalservice":
In diesem Bereich greift vor allem das Programm zur Reintegration von Sozialhilfeempfängern der Stadt Dresden in den geförderten und regulären Arbeitsmarkt.

Bereich "Arbeitsservice Dresden":
Ziel ist die Schaffung von zusätzlichen Vergabe-ABM-Arbeitsplätzen für Menschen aus Langzeitarbeitslosigkeit in Unternehmen des ungeförderten Arbeitsmarktes.

Bereich "ABM - und Projektservice":
Hier erfolgt eine Fördermittel- und Projektakquise, das Fördermittelcontrolling für die QAD, der Aufbau neuer ABM-Projekte und das Management von laufenden ABM-Projekten.

Bereich "Jugend- und Bildungsservice":
Der Bereich ist die Bildungseinrichtung der QAD. Er gliedert sich in eine "ABM-Schule" (Sicherung des 20%-igen Bildungsanteils von ABM), eine "Jugendbildung" zu Vorbereitung benachteiligter Jugendlicher auf den Hauptschulabschluß und in eine Gliederung "Kinder und Jugendarbeit".

Bereich "Sozialservice":
In diesem Bereich werden durch ABM-Mitarbeiter Aufgaben der "Humanitären Hilfe" nach Osteuropa und im kommunalen Umfeld realisiert. Sachspenden werden aufgearbeitet und den Hilfebedürftigen übergeben.

Die Arbeit dieser Bereiche sollte durch ein Qualitätsmanagementsystem stabilisiert und verbessert werden. Das Qualitätsmanagementsystem sollte zertifiziert werden, um auch nach außen hin diese Arbeitsweise dokumentieren zu können.

Im Januar 1998 startete ein BAG-Projekt "Qualitätsmanagementsysteme für Beschäftigungsgesellschaften". Die QAD entschied sich, daran mitzuwirken und gleichzeitig mit dem Aufbau eines eigenen QM-Systems zu beginnen.

Im Rahmen des BAG-Projektes fand im März 1998 eine mehrtägige Qualifizierung der zukünftigen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) statt. Der Sachgebietsleiter EDV, Herr Rabald, wurde als QMB der QAD eingesetzt. Die Kombination der Arbeitsaufgaben EDV/QMB erwies sich als günstig, da in allen Bereichen der QAD die EDV im Organisationsablauf eine Rolle spielt und zum anderen der QMB mit allen Bereichen zusammenarbeiten muß. Die Qualifizierung zum QMB und die inhaltliche Anleitung und Moderation in den darauffolgenden Workshops führte die Technische Unternehmensberatung Prof. Bauder durch.

Die Workshops befaßten sich mit typischen Prozessen der Arbeitsförderungsgesellschaften und mit den Besonderheiten solcher Unternehmen. Das Ziel war ein Musterhandbuch für Arbeitsförderungsgesellschaften zu schaffen, daß den Normen der DIN EN ISO 9001 entsprach. Die Mitarbeit der zukünftigen QMB in den Workshops hatte wiederum positive Auswirkungen auf Wissen und Fähigkeiten, so ein System auch praktisch in den Unternehmen einzuführen.

Die Workshops fanden in den Jahren 1998 bis 1999 etwa vierteljährlich statt. Sie begleiteten die ersten Schritte zum Aufbau des QM-Systems in der QAD. Da aber die Unterschiede von Arbeitsförderungsgesellschaft zu Arbeitsförderungsgesellschaft im konkreten Fall sehr groß waren, konnten spezifische Aufgaben zum QM-System der QAD in den Workshops nicht behandelt werden. Die QAD hat deshalb zusätzliche Beratungsleistungen von der TÜV Akademie GmbH Niederlassung Dresden in Anspruch genommen.

Die QAD versuchte, Fördermittel für den Aufbau und für die Zertifizierung über die RKW Sachsen GmbH zu erhalten. (RKW = Rationalisierungs-Kuratorium der Deutschen Wirtschaft e.V.). Auf Grund der hohen Mitarbeiteranzahl (Festangestellte und ABM werden gezählt) war eine Förderung als klein- und mittelständisches Unternehmen aber nicht möglich.

Zwischen 1999 und Februar 2000 wurde das QM-System nach ISO 9001 in der QAD entwickelt. Natürlich wurde nicht bei Null angefangen. Auf viele Prozesse und Elemente der täglichen Arbeit konnte aufgebaut werden. So gab es zum Beispiel schon ein funktionierendes System von Organisationsanweisungen oder auch aktuelle Stellenbeschreibungen. Viele vorhandene Dokumente wurden "nur noch" mit entsprechenden Kopf- und Fußzeilen ergänzt und konnten in das Dokumentenmanagement des QM-Systems aufgenommen werden.

Bei der Darstellung der Prozesse in Verfahrensanweisungen war es nicht ganz so einfach. Erst bei der Entwicklung der Verfahrensanweisungen wurde manchem so klar, wie die Arbeit abläuft. Auch wurden vorhandene Prozesse neu durchdacht und geändert. Dadurch, daß die Bereiche der QAD relativ unabhängig voneinander arbeiten, wurden zum Beispiel die ABM-Antragsstellungen unterschiedlich gehandhabt. Das QM-System regelt nun dafür eine einheitliche Verfahrensweise mit definierten Schnittstellen und Befugnissen.

Zur Entwicklung des QM-Systems wurden Qualitätszirkel in jedem der fünf Bereiche gebildet. Der Bereichsleiter war gleichzeitig der Leiter der Qualitätszirkel. Die Zirkel wurden vom QMB angeleitet und mit Aufgaben bedacht. Die Qualitätszirkel dienten dabei zur Qualifizierung der Mitarbeiter für das QM-System und zur Umsetzung der Aufgabenstellungen des QMB.

Im Februar 2000 waren alle QM-Dokumente (QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Organisationsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Arbeits- und Prüfanweisungen) auf dem aktuellen Stand und konnten durch den Geschäftsführer freigegeben werden. Das QM-System der QAD wurde so angelegt, daß in dem QM-Handbuch zu allen Elementen der ISO 9001 Ausführungen allgemeinerer Art gemacht sind. Im Handbuch werden die Verbindungen zu den qualitätsrelevanten Verfahrensanweisungen der einzelnen Bereiche der QAD hergestellt.

In den 21 Verfahrensanweisungen der QAD spiegelt sich die Qualitätsarbeit konkret wieder. Die Verfahrensanweisungen sind untersetzt mit Organisationsanweisungen, Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen und den Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter. Mit dieser Struktur des QM-Dokumentenmanagement konnten alle fünf Bereiche "unter einen Hut" (ein QM-Handbuch) gebracht werden.

Von Februar 2000 bis zur Zertifizierung im Oktober 2000 wurde durch interne Audits die Wirksamkeit des Systems überprüft. Es gab vor allem im praktischen Einsatz noch Ergänzungen, vor allem Arbeitsanweisungen, und wenige Änderungen im Ablauf der Prozesse.

Über die Qualitätszirkel wurde das QM-System für alle Mitarbeiter bekannt gemacht. Praktisch wurde während der Arbeitsbesprechungen der Bereiche und Sachgebiete der Tagesordnungspunkt "QM-System" aufgenommen. Hier wurden die Mitarbeiter informiert, geschult und unterwiesen. Die Unterweisungen zum QM-System und die Übergabe der Dokumente wurde mit der Unterschrift der Mitarbeiter quittiert.

Mitte Oktober 2000 war die erfolgreiche Zertifizierung aller Bereiche der QAD durch den TÜV Anlagentechnik GmbH Dresden (Unternehmensgruppe TÜV Rheinland/Berlin-Brandenburg). An zwei Tagen waren 4 Auditoren beschäftigt, alle 5 Bereiche, die Geschäftsführung und den QMB zu überprüfen.

Auch nach der Zertifizierung geht die Arbeit am QM-System weiter. Nach einem vom Geschäftsführer bestätigten Plan werden interne Audits durchgeführt, um das QM-System auf einem stabilen Niveau zu halten. Die Qualitätszirkel haben neue Aufgaben. Waren es früher Themen zur Qualifizierung und zum Systemaufbau sind es heute Aufgaben der Qualitätssicherung und der kontinuierlichen Prozeßverbesserung.

Für eine Bewertung des QM-Systems bezüglich Aufwand und Nutzen ist es wohl noch zu früh. Auf der einen Seite stehen die Forderungen verschiedener Fördermittelgeber zum Nachweis eines QM-Systems. Andererseits sind die Kosten für ein QM-Systems nach ISO 9001 für eine Beschäftigungsgesellschaft enorm. Selbst bei sparsamsten Einsatz der Mittel fallen feste und laufende Kosten an: Ausbildung des QMB, Arbeitszeit des QMB, Beratungsleistungen zum Aufbau des Systems, Zertifizierung, Überwachungsaudit jährlich, Jahresgebühr für die Verwendung des TÜV-CERT-Zertifikates, Wiederholungsaudit nach 3 Jahren, Arbeitszeit der Qualitätszirkel und andere Kosten für Büromaterial, Telefon, Reisekosten, Weiterbildung usw.

Als äußeres Zeichen der Zertifizierung nach ISO 9001 trägt die QAD das TÜV-CERT Logo im Briefkopf. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren. Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind zwei Überwachungsaudits erforderlich. Diese sind im Januar 2002 und im Januar 2003 fällig.

Im Dezember 2003 läuft die Norm ISO 9001 aus und es gilt die neue Norm ISO 9001:2000. Bis dahin muß das Qualitätsmanagementsystem der QAD der neuen Norm angepaßt werden. Aber auch danach wird es mit Sicherheit viel Arbeit geben, um das System am Leben zu halten.